Lưu ý trong kiểm soát nội bộ hoạt động mua hàng

0
42

Hoạt động mua hàng cũng như bán hàng, cần phải có hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Trong hoạt động kiểm soát, doanh nghiệp cần lưu ý nhiều vấn đề.

Kiểm soát nội bộ hoạt động mua hàng cần lưu ý những gì?

1. Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng

Công ty nên chuẩn hoá, cũng như nên đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng ban đề nghị mua hàng. Phiếu đề nghị này phải được sự ký duyệt của người có thẩm quyền. Đồng thời được đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái để người đề nghị có trách nhiệm về ngân sách chi. Theo đó, việc mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền.

kiem-soat-noi-bo-hoat-dong-mua-hang-3
Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng

2. Kiểm soát nội bộ chặt chẽ ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp

Trong vấn đề này, nhân viên có thể gian lận trong việc đặt hàng. Có thể mặt hàng đó phục vụ cho mục đích riêng tư của cá nhân nhân viên. Nhưng vẫn trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó.

Để tránh tình trạng trên, các DN nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Tốt hơn hết, nên chỉ định cho phòng thu mua tiến hành các công tác về việc mua hàng.

3. Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp

Kiểm soát nội bộ chặt chẽ việc nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp. Nghĩa là nhân viên mua hàng chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất.

Tốt nhất, DN nên đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập mỗi khi mua hàng. Nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh việc nhân viên và nhà cung cấp có mối quan hệ nhất định trong một thời gian dài.

Ngoài ra, DN cũng nên áp dụng chính sách kỷ luật khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép.

kiem-soat-noi-bo-hoat-dong-mua-hang-2

4. Kiểm soát để nhận đúng hàng

Nhân viên nhận hàng có thể sẽ nhận sai hàng: sai về số lượng, chất lượng hay quy cách. Việc kiểm soát nội bộ hoạt động mua hàng có thể tránh trường hợp này. Tốt nhất là nên tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng và đặt hàng.

5. Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát hành

Một vài rủi ro trong trường hợp này là: các nhà cung cấp phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, sai giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp.

Giải pháp đặt ra:

  • Kế toán cần kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng. Lưu giữ tất cả các chứng từ này.
  • Kiểm tra về tính liên tục của các số hoá đơn giúp xác định việc tất cả các hoá đơn nhận được đã được hạch toán.
  • Đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản.
kiem-soat-noi-bo-hoat-dong-mua-hang-1
Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát hành

6. Kiểm soát nội bộ đảm bảo thanh toán mua hàng chính xác

Rủi ro có thể xảy ra là:

  • Thanh toán nhầm nhà cung cấp
  • Chữ ký ủy quyền không đúng.
  • Đề xuất thanh toán có nhiều khoản giả mạo
  • Cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền.

Giải pháp: Phòng kế toán nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. Khi đến hạn thanh toán, kế toán sẽ trình bày đầy đủ: hoá đơn, đơn đặt hàng và cả biên bản nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt TT.

Khi có bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng như: thay đổi ngày thanh toán, chiết khấu,…Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán.

Trên đây là những lưu ý kiểm soát nội bộ hoạt động mua hàng. Nếu bạn chưa có kiến thức cũng như kỹ năng chuyên sâu về kiểm soát nội bộ hoạt động mua hàng – bán hàng – sản xuất, thì hãy tham gia khóa học kiểm soát nội bộ. Khóa học này được triển khai trên smartrain.vn với đầy đủ các nội dung quan trọng.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here